Vorsorgekartei

Vorsorgekartei für den Gesundheitsschutz Ihres Unternehmens in Sachsen

Die Vorsorgekartei dient dazu, die gesetzlich vorgeschriebene arbeitsmedizinische Vorsorge zu organisieren und zu dokumentieren. Die Vorsorgekartei enthält sensible personenbezogene Daten. Um dem Prinzip der Datensparsamkeit gerecht zu werden, sind der Umfang zu dokumentierender Daten sowie die Aufbewahrungspflichten für den Betrieb eng beschränkt. Den Arbeitnehmer trifft daher eine erweiterte Selbstverantwortung dafür,

dass Vorsorgeergebnisse aufbewahrt werden und über das gesamte Berufsleben zur Verfügung stehen.

Was gehört in die Vorsorgekartei

In der Vorsorgekartei sind folgende Inhalte verbindlich:

• Anlass der Vorsorge,
• Tag der Vorsorge,
• Bestätigung der durchgeführten Vorsorge (Vorsorgebescheinigung).

Die Personenstammdaten müssen für die Zuordnung der Daten in der Kartei angegeben werden (Name, Geburtsdatum und Privatanschrift des Beschäftigten, sowie die Arbeitgeberanschrift).

Der nächste Vorsorgetermin ist in der Vorsorgebescheinigung zu sehen, jedoch ist dort nicht das Untersuchungsergebnis angegeben. Seit der Änderung im ArbMedVV im Jahr 2013 werden die Ergebnisse der Untersuchung nicht mehr automatisch dem Arbeitgeber mitgeteilt. Doch kann der Betriebsarzt den Arbeitgeber allgemein auf Grundlage der Vorsorgeergebnisse unterrichten und beraten. Es kommt dabei nur in den seltensten Fällen zu einer Empfehlung des Arztes, dass ein Tätigkeitswechsel des Arbeitgebers sinnvoll wäre. Solche Vorgänge sind aber nicht in der Vorsorgekartei in Sachsen zu dokumentieren.

Die Vorsorgekartei, die in ihrem Unternehmen angefertigt wird, beinhaltet demnach nur Vorsorgebescheinigungen. Es ist zwar unverbindlich, aber viele Unternehmen dokumentieren in der Vorsorgekartei zudem die Fristen bis zur nächsten Untersuchung. Darauf weist auch § 4 ArbMedVV hin, das die Vorsorgekartei automatisch als Datenbank mit Wiedervorlagefunktion eingerichtet werden kann.